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Obstáculos do planejamento em gestão de eventos" />

22

jul

Gestão de eventos: desafios para superar ainda no planejamento

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Gestão de eventos é uma área de atuação profissional cada vez mais especializada e com conhecimentos próprios. Planejar, organizar e produzir um evento são etapas de um processo que busca o máximo controle das variáveis envolvidas na ação.

Mas nem sempre tudo sai como planejado. Por vezes, os problemas sobressaem e se tornam desafios para a realização de um evento. Uma vantagem é poder identificá-los ainda na fase de planejamento, quando possíveis riscos são identificados e podem ser minimizados com ações antecipadas.

É o que vamos ver neste artigo. Elencamos alguns pontos que uma boa gestão de eventos pode agir com assertividade e ajudar a superar os desafios ainda na fase de planejamento.

Investir na análise de riscos

Para encontrar possíveis problemas em um evento, é necessário fazer uma análise de riscos. Isso se faz levantando cenários e suas variáveis e cruzando os dados para entender o que pode levar um evento a situações de riscos.

Nesta hora, é importante ver o que pressiona as fases de pré-evento, no evento em si e no pós-evento. Cada uma tem seus desafios específicos e precisam ser bem trabalhados para que tudo dê certo.

A ideia aqui é transformar os desafios em oportunidades sempre que possível. Existe a chance de tornar o que seria inicialmente um problema em benefícios tangíveis e intangíveis. Isso é o que nos mostra um planejamento sólido e bem idealizado. Vamos conferir abaixo?!

1. Público-alvo

O público é a razão de existência de qualquer evento. É para ele que todas as ações são formatadas e as atrações são escolhidas. A depender do objetivo do evento, o público será ativado e estimulado a participar dele. 

O desafio para a gestão de eventos é buscar as ferramentas para trazer o público certo e engajá-lo na participação. Se não o fizer, corre o risco de ter um baixo quórum  ou mesmo que as pessoas não sintam o evento como algo relevante.

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Para tanto, um plano de comunicação contínuo já considera o contato com o público de interesse muito antes da realização do evento. É possível estimulá-lo com conteúdo frequente e relevante, usando gatilhos mentais para criar expectativas e direcionar mensagens específicas para trazer as pessoas certas para o evento.  

2. Receita

Não se faz evento sem dinheiro. Isso é um fato. Atrações, fornecedores e profissionais têm seu custo e tudo precisa ser mensurado muito antes da realização do evento. Em um cenário ideal, ter todo o dinheiro em caixa é a maior das vantagens (como acontece na maioria dos eventos corporativos).

Ter uma receita condizente com o tamanho e a importância do evento é um grande desafio. Mas o evento é também uma oportunidade para captar recursos. E eles vêm na forma de patrocínio, publicidade no local e na comunicação e da venda de ingressos.

Sim, é possível aumentar a receita de um evento enxergando essas oportunidades. Um evento reúne muitas pessoas com interesse comum e altamente engajadas naquele momento, tudo o que marcas querem para anunciar. Este fato deve ser explorado amplamente para trazer marcas e anunciantes para fazer parte da comunicação e, consequentemente, aumentar a receita do evento.

3. Energia

Energia é algo que as pessoas sentem falta apenas quando acaba. É assim que muitas vezes ela é percebida. Mas em um evento a energia é um dos fatores principais para a realização, precisando estar presente na fase de planejamento.

Um evento bem planejado dimensiona o consumo de energia e garante sua continuidade em todas as situações. Para lidar com isso, é necessário compreender os limites da rede elétrica, o papel dos geradores e a presença de um plano b.

Assim, o desafio é partir para a ação já com geradores contratados, não deixando para resolver por último nem tampouco não reservar verba para a contratação.

A gestão de eventos precisa lidar com muitas variáveis. O planejamento é o momento para compreender tudo o que provoca o evento a funcionar perfeitamente. Compreender esses desafios e dar conta deles é o que se espera de um gestor para a criação de um evento de sucesso.

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