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28

jun

Imprevisto em eventos: 6 dicas para se prevenir

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Imprevistos em eventos acontecem e é preciso autocontrole para lidar com eles. Fazer o evento funcionar é o objetivo final, mesmo se houver problemas. Mas é possível se precaver e diminuir a probabilidade de incidentes e aumentar a chance de solucioná-los com eficiência.

Abaixo, listamos alguns cuidados que podem ser tomados para lidar com qualquer tipo de situação, das mais comuns até as imprevisíveis, e manter a continuidade do evento com tranquilidade.  

O que é um imprevisto em eventos?

A pergunta deste título pode parecer estranha, já que parece óbvio que imprevistos são situações que fogem do controle e dão uma certa de dor de cabeça durante um evento. Isto está certo. Mas é preciso analisar a palavra imprevisto com profundidade. Ela é aquilo que não foi possível prever, ou seja, que não estava no radar do produtor ou promotor do evento. São variáveis que não entraram na análise de risco.

Podemos perceber então que imprevisto em eventos é uma coisa rara, uma vez que já são conhecidos os principais problemas que podem acontecer. Logo, os grandes problemas têm um grau de previsibilidade alto, sendo possível lidar com eles. Vejamos como a seguir.

1. Planejamento e execução

Planejamento e execução são a base para um evento de sucesso. Um evento bem planejado é aquele que tem ações e responsáveis bem delimitados para cada situação. Se bem desenhado e assegurando que haverá recursos humanos e materiais para a boa execução, diminui consideravelmente a possibilidade de problemas e, claro, de imprevistos.

Um bom planejamento capilariza as competências por todo o evento, prevenindo que situações desagradáveis aconteçam a partir de uma execução bem feita.

2. Contratos

Contratos são instrumentos jurídicos que dão segurança para as duas partes envolvidas. É importante ter contratos bem feitos, pois eles delimitam as obrigações e os direitos de cada parte, ficando clara, assim, a atuação de cada um no evento.

Eles também devem esclarecer responsabilidades por acontecimentos, como danos, ausências e acidentes, e quais as punições cabíveis. Com um contrato abordando isso tudo, as partes ficam mais propensas a pensarem em situações desagradáveis e trabalham para não acontecerem. Além disso, eles servem para resolver problemas futuros. 

3. Fornecedores de qualidade

Este item tem que ser mais que um desejo, mas um ponto de partida de qualquer evento que busque uma boa execução. Sem qualidade de produtos ou serviços, a probabilidade de imprevistos aumenta bastante

No caso de geradores, por exemplo, a falta de bons equipamentos pode deixar o evento sem energia suficiente para dar conta das atrações, o que é uma tragédia. Mas um serviço, com pessoal competente e consciente, é igualmente importante para que tudo seja bem executado e eventuais problemas sejam prontamente resolvidos.

4. Seguro

É uma solução cada vez mais comum no meio dos eventos. Contratar esse serviço é um meio de se assegurar caso algo falhe, como o não comparecimento de uma atração, a falta de fornecedores, danos ao local do evento e outras situações. 

É bom lembrar que seguro é algo que não se pretende acionar. O serviço dele é justamente dar proteção durante o evento. Acioná-lo após acontecimentos é a forma de resolver problemas, mas não deve ser encarado como uma vantagem. Apenas como uma forma de minimizar danos.

5. Plano B

Este item faz parte do planejamento, mas merece sempre um destaque. Para cada acontecimento previsto, é sempre interessante ter alternativas de ação. Os famosos planos b são soluções possíveis e executáveis de forma emergencial para que não haja interrupções ou minimizem-se os danos.

Mas não devem ser confundidas com gambiarras. São alternativas da mesma qualidade e segurança, ativadas com rapidez por pessoas preparadas. 

6. Plano de crise

Se os imprevistos acontecerem, o que fazer? Se há um plano para lidar com a crise, a resposta é fácil, mesmo que a execução seja difícil. Um plano de crise abrange as ações que devem ser tomadas no momento do problema e seus responsáveis, tudo feito de forma coordenada.

Um plano de crise tem um líder, que deve comandar as ações e se responsabilizar por elas. O líder deve ser sereno, responsável e firme, para garantir que a crise seja resolvida e suas consequências minimizadas.

Imprevistos são difíceis de lidar, mas não podem ser problemas sem soluções para um evento. Com as ações corretas e planejadas, um evento pode passar por eles com tranquilidade.

Para saber mais sobre o universo dos eventos, siga-nos nas mídias sociais.

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